Business-Tipps: Goldene Regeln für Videokonferenzen

Home Office und mobiles Arbeiten: In diesem Videokonferenz Knigge zeigt euch Kerstin, worauf ihr als Initiator und Teilnehmer einer Online Besprechung achten solltet

Lesezeit: ca. 6 Minuten

 

Von Kerstin Gibert, Regional Sales Director bei Premier Inn Deutschland und – wie so viele – seit über einem Jahr im Home Office

 

Unpünktlichkeit, technische Probleme oder fehlende Interaktion: Während sich einige inzwischen an Videokonferenzen im Job gewöhnt haben, kämpfen andere nach wie vor mit klassischen Fettnäpfchen, die sich leicht vermeiden lassen. Wer nämlich denkt, es gäbe keine Benimmregeln, weil man sich sowieso nicht persönlich gegenübersitzt, täuscht. Seit mehr als einem Jahr sind viele von uns nun im Home Office. Wir schlagen uns wacker und lernen doch jeden Tag dazu. Angemessenes Benehmen und Verhalten sind bei virtuellen Besprechungen genauso wichtig wie bei einem realen Treffen – natürlich mit einigen Besonderheiten. In unserem Videokonferenz Knigge erläutern wir euch die wichtigsten Dos and Don’ts.

 

Online Videokonferenzen sind praktisch, denn sie ermöglichen Teammeetings standortübergreifend aus dem Home Office oder auch aus dem Hotelzimmer. Seit nun mehr als einem Jahr haben virtuelle Besprechungen – bedingt durch die Pandemie und mobiles Arbeiten – klassische vor-Ort-Meetings abgelöst. Und es funktioniert – teilweise zumindest. Im Folgenden haben wir deshalb ein paar goldene Regeln für Videokonferenzen zusammengefasst, damit eure Online Besprechungen ab sofort noch professioneller und effizienter ablaufen.

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Skype Anruf Frau

Der wichtigste Tipp vorab: Verhaltet euch bei einer virtuellen Besprechung genau wie in einem persönlichen Gespräch!

Grundsätzlich ist eine Videokonferenz nichts anderes als ein persönliches Face-to-Face Meeting, lediglich mit dem Unterschied der dazwischen geschalteten Technik. Deshalb gelten auch bei virtuellen Besprechungen per Video dieselben Verhaltensregeln:


Lasst eure Gesprächspartner ausreden, sprecht deutlich und begrüßt und verabschiedet den Termin entsprechend. Durch die dazwischen geschaltete Technik, die Meetings im Web erst möglich macht, gibt es Besonderheiten, auf die ihr achten solltet. Wenn ihr ein paar Goldenen Regeln für die Videokonferenz folgt, holt ihr das Beste aus der visuellen Form des Informationsaustauschs heraus und vermeidet Fettnäpfchen.

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Top10 Dos and Don’ts während einer Videokonferenz

Los geht’s! Nachdem ihr euch entsprechend vorbereitet und die Technik erfolgreich geprüft habt, kann die virtuelle Konferenz starten. Doch es gibt Punkte, die für den Erfolg und die Effizienz entscheidend sind. Die wichtigsten Verhaltensregeln während der Videokonferenz sind hier zusammengefasst:

 

1. Seid pünktlich

Eigentlich selbstverständlich: Pünktlichkeit. Zu spät kommen ist unhöflich und stört die bereits begonnene Besprechung – sowohl bei einem realen Meeting als auch online. Startet die Konferenz als Veranstalter also im besten Fall ein paar Minuten früher, um alle technischen Funktionen, wie Videobild, Ton und Screensharing zu testen. Und auch für die Teilnehmer gilt, sich rechtzeitig einzuwählen – besser sogar kurz vor dem Start der Besprechung. Lässt sich eine Verspätung nicht vermeiden, sollten der Organisator bzw. die Gesprächsteilnehmer rechtzeitig informiert werden. So kann die Wartezeit möglicherweise noch effektiv genutzt werden.

 

2. Erläutert den Ablauf

Als Gastgeber einer Online Besprechung ist es wichtig, zu Beginn den Ablauf des Meetings zu erläutern – etwa anhand einer Agenda. Benennt das angesetzte Zeitfenster und teilt den Geschäftspartnern oder Kollegen mit, wie ihr mit Rückfragen, aufkommenden Diskussionen o.ä. umgehen wollt.

 

3. Erklärt die wichtigsten Funktionen

Da Videokonferenzen über zahlreiche verschiedene Tools, wie Webex, Microsoft Teams, Zoom, GotoMeeting und Co. stattfinden, macht es außerdem Sinn, bestimmte Funktionen im Vorhinein zu erklären, wie beispielsweise das virtuelle Handheben bei Fragen oder Anmerkungen und den Chat. Bindet doch auch mal innovative Möglichkeiten wie Breakout Rooms, virtuelle Pinnwände usw. ein, wenn es in eure Agenda passt.

 

4. Schaltet die Kamera ein

„Schau mir in die Augen, Kleines!“ Blickkontakt mit allen Teilnehmern des Videomeetings ist sehr wichtig. So ist erwiesen, dass die sichtbare Präsenz in Videokonferenzen die Aufmerksamkeit, Beteiligung und Produktivität steigert. Die Hälfte unserer Kommunikation ist nonverbal: Mimik und Gestik vereinfachen es, Emotionen zu erkennen und führen gleichzeitig zu einem schnelleren gemeinsamen Verständnis.

 

Videokonferenzen sollen virtuell Nähe schaffen, wo echte Nähe gerade schwierig ist. Für alle Kamera-Muffel gilt also: Schaltet euer Bild ein. Vergesst dabei auch nicht, euren Gesprächspartnern über Video in die Augen zu schauen sowie gezielt Gestik und Mimik im Gespräch einzusetzen.

 

5. Nutzt den Mute-Button

In Videokonferenzen werden Hintergrundgeräusche, aber besonders auch jedes Schnaufen oder Räuspern lautstark übertragen. Schaltet deshalb bei längeren Sprechpausen oder im Zuhörmodus euer Mikrofon möglichst immer auf stumm, um Störgeräusche zu reduzieren. So verhindert ihr, dass Aktivitäten im Hintergrund, wie das Mittippen von Notizen, euer virtuelles Treffen stören, wenn andere präsentieren oder vortragen. Und nicht vergessen, das Mikrofon wieder einzuschalten, sobald ihr was sagen wollt, sonst sehen die anderen Teilnehmer nur eure Pantomime.

 

6.  Unterbrecht niemanden

Achtet besonders darauf, nicht dazwischen zu reden. Wartet auf eindeutige Gesprächspausen, um euren Beitrag hinzuzusteuern. In vielen Fällen bieten Webkonferenz-Tools die Möglichkeit, virtuell die Hand zu heben. So erkennen die Gesprächsteilnehmer, dass ihr etwas hinzufügen oder fragen möchtet. Sie können ihren Satz beenden und das Wort anschließend an euch übergeben.

 

7.  Beteiligt euch aktiv und fördert die Interaktion

Wie bei einem persönlichen Meeting vor Ort, sollte die Partizipation auch bei digitalen Meetings selbstverständlich sein. Als Initiator ist es entscheidend, dass die Präsentation so interessant und interaktiv wie möglich gestaltet wird. Das heißt: Textlastige Folien vermeiden und Teilnehmer in die Präsentation miteinbeziehen.  Eine Idee ist beispielsweise die direkte Ansprache von Personen mit einer gezielten Frage: „Wie siehst Du das?“, „Würdest Du mir dabei zustimmen?“ etc. Ich empfehle auch, Fragen jederzeit per Chat oder Handzeichen zuzulassen – nicht erst am Ende der Präsentation. Stellt außerdem sicher, dass jeder zu Wort kommt und beteiligt euch aktiv am Gespräch.

 

8.  Konzentriert euch

Schnell noch eine E-Mail schreiben, das Smartphone checken oder nebenbei einen Zeitungsartikel lesen? Während Videokonferenzen solltet ihr diese Angewohnheit besser sein lassen. Auch wenn eure Multitasking-Skills unauffällig sind, kann dieses Verhalten schnell zu unangenehmen Situationen führen. So wird es peinlich, wenn ihr während des Meetings plötzlich eine Frage gestellt bekommt und nicht antworten könnt, weil euch entgangen ist worum es gerade geht. Unaufmerksame Gesprächsteilnehmer wirken unhöflich und desinteressiert.

 

Konzentriert euch deshalb 100 Prozent auf die Unterhaltung und arbeitet nicht nebenbei an anderen Aufgaben. Denn auch in Videokonferenzen merken die Teilnehmer, wer unkonzentriert ist. Schaltet euer Smartphone am besten in den Flugmodus, um nicht während des Meetings durch einen eingehenden Anruf zu stören oder den Faden zu verlieren. Schließt alle Anwendungen, die für das Meeting nicht relevant sind. Behaltet das Fenster mit dem Meeting Inhalt jederzeit im Fokus.

 

9. Macht euch Notizen

Wenn ihr euch auf etwas anderes konzentriert, dann zumindest auf eure Mitschrift. Notizen während des Meetings zu machen, ist absolut empfehlenswert. Achtet aber darauf, dass eure Tastatur geräuschlos ist, da Tippgeräusche im Hintergrund ein hohes Störungspotential haben. Auch dabei gilt: Am besten beim Mitschreiben das Mikrofon auf stumm schalten. Ihr könnt eure Notizen natürlich auch handschriftlich machen.

 

10. Bittet um Zustimmung

Wollt ihr euer Online Meeting aufnehmen, um später darauf zurückzugreifen oder eine wichtige Konferenz zu archivieren, vergesst nicht, eure Teilnehmer darauf hinzuweisen und auch deren Einverständnis einzuholen. Dasselbe gilt selbstredend für Audioaufnahmen. Es verbietet sich, Mitschnitte egal welcher Art anzulegen, ohne die Teilnehmer darüber in Kenntnis zu setzen und deren Zustimmung einzuholen.

Auch wenn ihr per Screensharing die Monitorführung übernehmen wollt, um euren Beitrag zur Online Konferenz zu leisten, bittet höflich darum und fragt, ob die anderen einverstanden sind.

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Das Premier Inn Zzzoovet

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Arbeiten im Hotel

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Perfekt vorbereitet für digitale Meetings

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Die Vorbereitung einer Videokonferenz: So kann nichts schief gehen

Bevor es zum Online Termin kommt, ist eine genaue Vorbereitung zwingend nötig. Technikprobleme, unprofessionelles Auftreten oder ineffizientes Arbeiten: All das lässt sich mit der entsprechenden Vorbereitung vermeiden. Bevor ihr also euer digitales Meeting remote startet, solltet ihr ein paar Dinge beachten, damit später alles reibungslos abläuft:

 

Die richtige Technik

Webex, Microsoft Teams, Google Meet oder Zoom? Um eine sichere Videokonferenz zu ermöglichen, ist meist vom Arbeitgeber oder Initiator vorgegeben, welches Programm ihr nutzen könnt. Die Home Office Ausstattung in Sachen Hardware ist Grundvoraussetzung für gelungene Online Termine. Ein wackeliges Bild oder rauschende Mikrofone stören eure Gesprächspartner und machen einen unprofessionellen Eindruck. Abhilfe schafft ihr durch die Wahl qualitativ guter Audio- und Videolösungen.

 

Das heißt aber nicht, dass ihr in eine High-End-Ausrüstung investieren müsst. Achtet einfach darauf, dass ihr funktionsfähige und solide Technik einsetzt, um während der Online Besprechung gut gehört und gesehen zu werden. Sinnvoll sind beispielsweise Headsets und kleine Videokonferenzkameras für das Home Office. Damit vermittelt ihr auch während virtuellen Meetings bei euren Gesprächspartnern einen professionellen Eindruck.

 

Ein ruhiges Plätzchen

An Kinder oder Haustiere auf dem Schoß hat man sich inzwischen gewöhnt. Seit der Pandemie sind wir nachsichtiger geworden, was störende Hintergrundgeräusche oder Unterbrechungen angeht. Diese Dinge sind einfach nur menschlich und oft sogar sympathisch. Kinder, andere Familienangehörige oder Haustiere gehören ja zum Glück zum Leben dazu. Egal an welchem Ort ihr das virtuelle Meeting durchführt, versucht dennoch, dauerhafte Störgeräusche und Ablenkungen zu vermeiden, auch wenn es hier und da für ein paar Lacher bei euren Gesprächspartnern sorgt.

 

Euer „Konferenzraum“

Wie bei einem vor-Ort-Meeting ist es auch bei einer virtuellen Besprechung wichtig, dass ihr im Vorhinein euren Konferenzraum checkt. Konkret bedeutet das: „Untersucht“ den Arbeitsplatz in eurer Wohnung oder unterwegs, an dem ihr während des Meetings möglichst nicht gestört werdet – und räumt diesen Platz auf. Achtet dabei darauf, dass ihr euch bestenfalls vor einen neutralen Hintergrund setzt, etwa eine weiße Wand. Ihr wollt doch nicht, dass euer Geschäftspartner den Wäscheberg, das Bügelbrett oder die Erinnerungsfotos an den letzten Schwarzwald Urlaub im Hintergrund erkennt, oder?

 

Sollte euer Schreibtisch nun nicht vor einer weißen Wand stehen, könnt ihr beispielsweise auch einen virtuellen Webex Hintergrund auswählen. Einige Videokonferenz Anbieter stellen zu diesem Zweck professionelle Hintergrundbilder zur Verfügung, die während der Videokonferenz statt der realen Umgebung angezeigt werden können. Achtet jedoch unbedingt darauf, dass diese auch für den Rahmen der Besprechung geeignet sind. Während es bei Online-Team-Events lustig ist, wenn ihr euch virtuell im Weltall befindet, hinterlässt das bei einem potenziellen Geschäftspartner wahrscheinlich keinen professionellen Eindruck. Manchmal hilft es, den Hintergrund einfach weich zu zeichnen. Viele Unternehmen stellen auch eigene Hintergrundbilder zur Verfügung, die das Logo tragen und den Corporate Design Richtlinien entsprechen.

 

Abgesehen vom passenden Hintergrund sollten auch die Lichtverhältnisse stimmen. Vergewissert euch, dass der Raum und ihr selbst ausreichend ausgeleuchtet seid. Setzt euch deshalb am besten nicht mit dem Rücken vor das Fenster, sondern mit Blick in Richtung der Lichtquelle – nutzt bei Bedarf auch gerne zusätzlich künstliches Licht.

 

Ein angemessenes Outfit

Natürlich ist es selbstverständlich, dass ihr auch während einer Videokonferenz nicht im Pyjama oder Jogger vor dem Bildschirm sitzt. Ein für den Zweck angemessenes Outfit sollte auch bei Meetings per Web auf jeden Fall gewählt werden. Achtet hier darauf, dass ihr eher neutrale Kleidung tragt: Starke Muster wie Streifen oder Karo können im Video zu Verzerrungen führen.

 

Dadurch, dass die Gesprächspartner in der Regel nur den Oberkörper sehen, hat man bei der Beinbekleidung etwas mehr Spielraum. Bitte bedenkt aber, dass in einer Online Videokonferenz auch mal Unerwartetes passieren kann. Achtung: Wenn ihr euch nicht sicher seid, ob ihr während des Meetings doch mal aufstehen müsst, zieht euch auf jeden Fall eine adäquate Hose an!

 

Für Gemütlichkeit könnt ihr trotzdem sorgen: Ganz nach dem Motto ‘Unten Home, oben Office’ könnt ihr beispielsweise in unser eigens für die Arbeit im Home Office designtes und produziertes Zzzoovet schlüpfen. Die komfortable Beinbekleidung sorgt außerhalb des Kameraausschnitts für mehr Gemütlichkeit am Arbeitsplatz.

 

Im Vorfeld testen

Wie schalte ich mich stumm? Funktioniert mein Mikro? Wie sehen mich die anderen? Und wie teile ich eigentlich meinen Bildschirm? Damit ihr euch diese Fragen nicht erst während des Meetings stellen müsst, prüft bevor es losgeht unbedingt eure Technik. So stellt ihr sicher, dass beim Meeting alles funktioniert. Dazu gehört neben dem Check der Ton-Qualität auch die Kamera-Einstellung. Testet also auch den Kamerawinkel, damit euer Bild am Ende nicht verzerrt ist. Achtet dabei darauf, dass die Kamera mindestens auf Augenhöhe, wenn nicht sogar etwas höher positioniert ist, und ihr nicht zu nah dran sitzt.

 

Möchtet ihr während des Meetings Folien oder Dateien online präsentieren und euren Bildschirm teilen, so öffnet diese vor Meeting-Beginn. Räumt außerdem euren Desktop auf, schließt nicht notwendige Fenster und macht euch mit den möglichen Screensharing-Funktionen der jeweiligen Online Meeting Software vertraut. Vergesst nicht, auch automatisch auftauchende Benachrichtigungen auszustellen, damit diese eure Bildschirmpräsentation nicht stören. Es wäre doch peinlich, wenn eure Gesprächsteilnehmer während der Präsentation den privaten Chat mit einem eurer Kollegen mitlesen können, oder nicht? Schließt die Fenster, die euer Geschäftspartner nicht sehen will oder muss.

 

Die Anzahl der Teilnehmer

Als Veranstalter eines Online Meetings ist es wichtig, dass ihr euch im Vorhinein Gedanken macht, ob das Meeting eher interaktiv oder wie ein Vortrag gestaltet werden sollte. Davon abhängig ist natürlich auch die Teilnehmerzahl. Während bei einer Präsentation die Anzahl normalerweise nicht begrenzt ist, solltet ihr bei virtuellen Workshops darauf achten, dass ihr nur Personen einladet, die aktiv zur Zielerreichung beitragen.

 

Eine Agenda als Leitfaden

Um Online Besprechungen zu einem Erfolg zu machen, sind klare Abläufe wichtig. Erstellt im Vorhinein eine Agenda, die kurz und knackig alle wichtigen Tagespunkte abdeckt. Formuliert diese gerne als Fragen, um ohne Umschweife direkt auf den Punkt zu kommen. Legt auch einen groben Zeitrahmen pro Tagesordnungspunkt fest.

 

Bestenfalls lasst ihr den Teilnehmern die Agenda einige Tage vor dem Termin zukommen oder hängt sie direkt der Einladung an. So helft ihr den anderen bei der Vorbereitung. Außerdem ist es so einfacher, während der Videokonferenz immer wieder auf die wichtigen Themen zurückzukommen, sollte man in eine Diskussion abdriften. Und ebenfalls wichtig: Der Initiator sollte gleichzeitig als Timekeeper fungieren, der bei Überziehung der vordefinierten Zeiten zeitnah zum nächsten Agendapunkt führt.

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Das Ende der Videokonferenz

Fasst zum Schluss nochmal alle wichtigen Punkte zusammen, die in dem Meeting besprochen wurden. Wer meint, das digitale Zusammentreffen sei mit Klicken des „Verlassen“ oder „Schließen“ Buttons beendet, hat weit gefehlt. Als Initiator oder Moderator ist es sinnvoll, nach Beendigung der Konferenz ein Protokoll anzufertigen. Dieses oder auch die Aufzeichnung des Meetings könnt ihr, bestenfalls inklusive der Zuteilung konkreter To-Dos, im Nachgang an alle Teilnehmer versenden. Dadurch vermeidet ihr Missverständnisse und arbeitet ergebnisorientiert. Fordert auch gerne dazu auf, zu ergänzen, falls relevante Punkte vergessen wurden.

 

Wenn ihr diese Punkte bei der Durchführung und der Vorbereitung eurer Videokonferenzen beachtet, seid ihr auf der sicheren Seite und werdet stets höflich, strukturiert und professionell wahrgenommen.

 

Und vielleicht schmunzelt ihr ja dann in euch hinein, wenn es wieder heißt: „Könnt ihr mich sehen?“, „Du bist stumm!“ oder „Irgendwie habe ich technische Probleme!“

 

Viele Dinge, die im Zuge der Pandemie Einzug gehalten haben, werden auch danach nicht mehr komplett verschwinden. Dazu gehören auch Videokonferenzen. So werden voraussichtlich einige zuvor persönlich abgehaltene Treffen weiterhin online stattfinden. Denn nach über einem Jahr Corona steht fest: Viele berufliche Termine lassen sich auch digital durchführen.

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Hat die traditionelle Geschäftsreise damit ein für allemal ausgedient?

Ganz klar: Nein. Um Partner und Kunden persönlich zu treffen, wird die Anzahl der Dienstreisen nach Ende der Pandemie voraussichtlich wieder steigen. Denn nicht immer ist eine virtuelle Konferenz zielführend – gerade zu Beginn einer neuen Geschäftsbeziehung. Nichtsdestotrotz ist es möglich, dass Unternehmen Kriterien aufstellen, die festlegen, wann eine Dienstreise notwendig ist und wann das Treffen vorzugsweise digital ablaufen sollte. Wenn ihr also weiterhin vermehrt Web Meetings per Video durchführen werdet, seid ihr mit unseren Videokonferenz Regeln bestens vorbereitet.

 

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