Business-Tipps: Goldene Regeln für Videokonferenzen

Bevor es zum Online Termin kommt, ist eine genaue Vorbereitung zwingend nötig. Technikprobleme, unprofessionelles Auftreten oder ineffizientes Arbeiten: All das lässt sich mit der entsprechenden Vorbereitung vermeiden. Bevor ihr also euer digitales Meeting remote startet, solltet ihr ein paar Dinge beachten, damit später alles reibungslos abläuft:

Die richtige Technik

Webex, Microsoft Teams, Google Meet oder Zoom? Um eine sichere Videokonferenz zu ermöglichen, ist meist vom Arbeitgeber oder Initiator vorgegeben, welches Programm ihr nutzen könnt. Die Home Office Ausstattung in Sachen Hardware ist Grundvoraussetzung für gelungene Online Termine. Ein wackeliges Bild oder rauschende Mikrofone stören eure Gesprächspartner und machen einen unprofessionellen Eindruck. Abhilfe schafft ihr durch die Wahl qualitativ guter Audio- und Videolösungen.

Das heißt aber nicht, dass ihr in eine High-End-Ausrüstung investieren müsst. Achtet einfach darauf, dass ihr funktionsfähige und solide Technik einsetzt, um während der Online Besprechung gut gehört und gesehen zu werden. Sinnvoll sind beispielsweise Headsets und kleine Videokonferenzkameras für das Home Office. Damit vermittelt ihr auch während virtuellen Meetings bei euren Gesprächspartnern einen professionellen Eindruck.

Ein ruhiges Plätzchen

An Kinder oder Haustiere auf dem Schoß hat man sich inzwischen gewöhnt. Seit der Pandemie sind wir nachsichtiger geworden, was störende Hintergrundgeräusche oder Unterbrechungen angeht. Diese Dinge sind einfach nur menschlich und oft sogar sympathisch. Kinder, andere Familienangehörige oder Haustiere gehören ja zum Glück zum Leben dazu. Egal an welchem Ort ihr das virtuelle Meeting durchführt, versucht dennoch, dauerhafte Störgeräusche und Ablenkungen zu vermeiden, auch wenn es hier und da für ein paar Lacher bei euren Gesprächspartnern sorgt.

Euer „Konferenzraum“

Wie bei einem vor-Ort-Meeting ist es auch bei einer virtuellen Besprechung wichtig, dass ihr im Vorhinein euren Konferenzraum checkt. Konkret bedeutet das: „Untersucht“ den Arbeitsplatz in eurer Wohnung oder unterwegs, an dem ihr während des Meetings möglichst nicht gestört werdet – und räumt diesen Platz auf. Achtet dabei darauf, dass ihr euch bestenfalls vor einen neutralen Hintergrund setzt, etwa eine weiße Wand. Ihr wollt doch nicht, dass euer Geschäftspartner den Wäscheberg, das Bügelbrett oder die Erinnerungsfotos an den letzten Schwarzwald Urlaub im Hintergrund erkennt, oder?

Sollte euer Schreibtisch nun nicht vor einer weißen Wand stehen, könnt ihr beispielsweise auch einen virtuellen Webex Hintergrund auswählen. Einige Videokonferenz Anbieter stellen zu diesem Zweck professionelle Hintergrundbilder zur Verfügung, die während der Videokonferenz statt der realen Umgebung angezeigt werden können. Achtet jedoch unbedingt darauf, dass diese auch für den Rahmen der Besprechung geeignet sind. Während es bei Online-Team-Events lustig ist, wenn ihr euch virtuell im Weltall befindet, hinterlässt das bei einem potenziellen Geschäftspartner wahrscheinlich keinen professionellen Eindruck. Manchmal hilft es, den Hintergrund einfach weich zu zeichnen. Viele Unternehmen stellen auch eigene Hintergrundbilder zur Verfügung, die das Logo tragen und den Corporate Design Richtlinien entsprechen.

Abgesehen vom passenden Hintergrund sollten auch die Lichtverhältnisse stimmen. Vergewissert euch, dass der Raum und ihr selbst ausreichend ausgeleuchtet seid. Setzt euch deshalb am besten nicht mit dem Rücken vor das Fenster, sondern mit Blick in Richtung der Lichtquelle – nutzt bei Bedarf auch gerne zusätzlich künstliches Licht.

Ein angemessenes Outfit

Natürlich ist es selbstverständlich, dass ihr auch während einer Videokonferenz nicht im Pyjama oder Jogger vor dem Bildschirm sitzt. Ein für den Zweck angemessenes Outfit sollte auch bei Meetings per Web auf jeden Fall gewählt werden. Achtet hier darauf, dass ihr eher neutrale Kleidung tragt: Starke Muster wie Streifen oder Karo können im Video zu Verzerrungen führen.

Dadurch, dass die Gesprächspartner in der Regel nur den Oberkörper sehen, hat man bei der Beinbekleidung etwas mehr Spielraum. Bitte bedenkt aber, dass in einer Online Videokonferenz auch mal Unerwartetes passieren kann. Achtung: Wenn ihr euch nicht sicher seid, ob ihr während des Meetings doch mal aufstehen müsst, zieht euch auf jeden Fall eine adäquate Hose an!

Für Gemütlichkeit könnt ihr trotzdem sorgen: Ganz nach dem Motto ‘Unten Home, oben Office’ könnt ihr beispielsweise in unser eigens für die Arbeit im Home Office designtes und produziertes Zzzoovet schlüpfen. Die komfortable Beinbekleidung sorgt außerhalb des Kameraausschnitts für mehr Gemütlichkeit am Arbeitsplatz.

Im Vorfeld testen

Wie schalte ich mich stumm? Funktioniert mein Mikro? Wie sehen mich die anderen? Und wie teile ich eigentlich meinen Bildschirm? Damit ihr euch diese Fragen nicht erst während des Meetings stellen müsst, prüft bevor es losgeht unbedingt eure Technik. So stellt ihr sicher, dass beim Meeting alles funktioniert. Dazu gehört neben dem Check der Ton-Qualität auch die Kamera-Einstellung. Testet also auch den Kamerawinkel, damit euer Bild am Ende nicht verzerrt ist. Achtet dabei darauf, dass die Kamera mindestens auf Augenhöhe, wenn nicht sogar etwas höher positioniert ist, und ihr nicht zu nah dran sitzt.

Möchtet ihr während des Meetings Folien oder Dateien online präsentieren und euren Bildschirm teilen, so öffnet diese vor Meeting-Beginn. Räumt außerdem euren Desktop auf, schließt nicht notwendige Fenster und macht euch mit den möglichen Screensharing-Funktionen der jeweiligen Online Meeting Software vertraut. Vergesst nicht, auch automatisch auftauchende Benachrichtigungen auszustellen, damit diese eure Bildschirmpräsentation nicht stören. Es wäre doch peinlich, wenn eure Gesprächsteilnehmer während der Präsentation den privaten Chat mit einem eurer Kollegen mitlesen können, oder nicht? Schließt die Fenster, die euer Geschäftspartner nicht sehen will oder muss.

Die Anzahl der Teilnehmer

Als Veranstalter eines Online Meetings ist es wichtig, dass ihr euch im Vorhinein Gedanken macht, ob das Meeting eher interaktiv oder wie ein Vortrag gestaltet werden sollte. Davon abhängig ist natürlich auch die Teilnehmerzahl. Während bei einer Präsentation die Anzahl normalerweise nicht begrenzt ist, solltet ihr bei virtuellen Workshops darauf achten, dass ihr nur Personen einladet, die aktiv zur Zielerreichung beitragen.

Eine Agenda als Leitfaden

Um Online Besprechungen zu einem Erfolg zu machen, sind klare Abläufe wichtig. Erstellt im Vorhinein eine Agenda, die kurz und knackig alle wichtigen Tagespunkte abdeckt. Formuliert diese gerne als Fragen, um ohne Umschweife direkt auf den Punkt zu kommen. Legt auch einen groben Zeitrahmen pro Tagesordnungspunkt fest.

Bestenfalls lasst ihr den Teilnehmern die Agenda einige Tage vor dem Termin zukommen oder hängt sie direkt der Einladung an. So helft ihr den anderen bei der Vorbereitung. Außerdem ist es so einfacher, während der Videokonferenz immer wieder auf die wichtigen Themen zurückzukommen, sollte man in eine Diskussion abdriften. Und ebenfalls wichtig: Der Initiator sollte gleichzeitig als Timekeeper fungieren, der bei Überziehung der vordefinierten Zeiten zeitnah zum nächsten Agendapunkt führt.

Ganz klar: Nein. Um Partner und Kunden persönlich zu treffen, wird die Anzahl der Dienstreisen nach Ende der Pandemie voraussichtlich wieder steigen. Denn nicht immer ist eine virtuelle Konferenz zielführend – gerade zu Beginn einer neuen Geschäftsbeziehung. Nichtsdestotrotz ist es möglich, dass Unternehmen Kriterien aufstellen, die festlegen, wann eine Dienstreise notwendig ist und wann das Treffen vorzugsweise digital ablaufen sollte. Wenn ihr also weiterhin vermehrt Web Meetings per Video durchführen werdet, seid ihr mit unseren Videokonferenz Regeln bestens vorbereitet.

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